การประชุมทางธุรกิจเกี่ยวกับการประชุมทางเสียงและวิดีโอได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของพัสดุขององค์กรใด ๆ ไปเป็นวันที่มีเพียง บริษัท ยักษ์ใหญ่ด้านไอทีที่ใช้ในการซื้อซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์เพื่อทำการประชุมทางธุรกิจผ่านทางอินเทอร์เน็ต
วันนี้แม้ธุรกิจขนาดเล็กจะตระหนักถึงประโยชน์ของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับการประชุมผ่านเว็บ
ผลที่ได้คือการประชุมแบบเห็นหน้ากันช้าซึ่งเราได้เห็นหลักฐานประมาณสี่ปีที่ผ่านมาแล้ว
- Cisco Systems ยกเลิกการฝึกอบรมการขายใน 2009
- แอปเปิ้ลดึงออกมาจากอนาคต Macworlds
- หลาย บริษัท ได้ลดความแข็งแกร่งของทีมงานในแผนกการประชุมและการประชุมตามด้วยการเพิ่มขึ้นของการประชุมเสมือนจริง
ด้วยการนำเครื่องมือและซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์มาใช้คุณสามารถประหยัด 50-80 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายซึ่งจะใช้จ่ายไปกับห้องพักโรงแรมค่าเช่าการขนส่งบรรจุภัณฑ์และการตลาด การโฮสต์กิจกรรมเสมือนอาจทำให้คุณมีรายได้เพียง $ 10 ต่อวันมากกว่าการลงทุน $ 200 ถึง $ 1,000 สำหรับการแข่งขันทางกายภาพ
ซึ่งหมายความว่าคุณมีราคาเท่ากัน
อย่างไรก็ตามการมีเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บไม่ได้ทำให้แน่ใจว่าประสบความสำเร็จในการดำเนินการประชุมทางออนไลน์
มีสองวิธีในการดู
- ขั้นแรกเครื่องมือการประชุมออนไลน์ของคุณต้องได้รับความสุขด้วยคุณลักษณะทั้งหมดที่น่าสนใจและจำเป็นสำหรับการประชุมทางเสียงและวิดีโอที่ราบรื่น
- ประการที่สองเนื้อหาการนำเสนอต้องมีส่วนร่วมมากพอที่จะทำต่อเนื่องได้
คุณจำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มที่เหมาะสมในการจัดประชุมทางออนไลน์ด้วยคุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่น่าจะเป็นไปได้รวมทั้งนำเสนอกลยุทธ์การนำเสนอเนื้อหาที่มีโครงสร้างดีเพื่อให้ผู้คนมีเวลานานขึ้น
เว้นแต่ทั้งสองด้านจะได้รับการดูแลเป็นอย่างดีการประชุมเสมือนจริงจะไม่ประสบผลสำเร็จ นี่คือรายการเคล็ดลับการประชุมทางเว็บที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์
วิธีการจัดการทั้งสองข้อกำหนด
ธุรกิจที่ชนะมากกว่าในการประชุมออนไลน์เป็นเรื่องเกี่ยวกับวิธีที่คุณทำให้การติดต่อสื่อสารทำได้ง่ายขึ้นและราบรื่นขึ้นระหว่างลูกค้าและเพื่อนของคุณ
เพียงช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นในทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการเสนออภิปรายทบทวนหรือประสบความสำเร็จในความสะดวกสบายของสำนักงานของตนเองหรือแม้แต่ที่บ้าน และคุณอยู่ที่บ้าน
เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าลักษณะการมีส่วนร่วมและการโต้ตอบระหว่างการประชุมออนไลน์ทั้งหมดขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การนำเสนอการคาดการณ์ทางธุรกิจและการให้ความสำคัญกับเนื้อหาระหว่างบุคคลที่เข้าร่วมโครงการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาสามารถใช้เครื่องมือและทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างไร
เนื้อหาที่เจาะจงมากขึ้นสรุปและเป็นแบบแอคชั่นที่คุณนำเสนอในที่ประชุมยิ่งคุณสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของทุกคนได้ดีเท่าใดจึงจะสามารถปิดข้อเสนอที่รวดเร็วได้
ตอนนี้มาถึงความต้องการหลักคือการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม คุณไม่สามารถประนีประนอมกับคุณลักษณะพิเศษใด ๆ ที่ผู้ขายชั้นนำสามารถนำเสนอได้ ในความเป็นจริงไม่มีปัญหาการขาดแคลนเครื่องมือการประชุมทางเว็บที่ดีในตลาด
สิ่งที่สำคัญถัดไปในรายการตรวจสอบของคุณคืออัตราการให้คะแนนเครื่องมือการประชุมออนไลน์และคะแนนที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ แม้ว่าหลายคนจะตระหนักถึงความสำคัญของการดำเนินการประชุมผ่าน VoIP และโทรศัพท์มีวิธีที่ดีกว่าในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของพวกเขา
ในบทความนี้เราจะมาดูความเป็นไปได้ทั้งหมดของ 5
ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นทำได้และน่าสนใจทุกที่ทุกเวลา
ซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์ของคุณควรมีทั้งหมด:
- เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ยอดนิยมทุกตัวเช่น Chrome, Firefox และ Safari ที่ผู้เข้าร่วมใช้เพื่อให้ไม่มีใครรู้สึกโดดเดี่ยว
- สนับสนุนการจัดงานนำเสนอแบบโต้ตอบการสาธิตผลิตภัณฑ์และการวิจารณ์ผลิตภัณฑ์หรือแม้แต่การทบทวนสัญญาทางธุรกิจร่วมกัน ... ทั้งหมดตามความสะดวกของลูกค้าของคุณ
- ความสามารถในการบันทึกเก็บถาวรรวมทั้งนำเอาผลการประชุมไปใช้ซ้ำภายในองค์กรและทีมงานเพื่อวิเคราะห์ความต้องการและข้อเสนอแนะของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
- วิธีที่ชาญฉลาดในการอัปโหลดสื่อของคุณเองหรือเพิ่มรูปภาพลงในกระดานไวท์บอร์ดของคุณจาก Flickr เพื่อให้คุณสามารถแบ่งปันเนื้อหามัลติมีเดียกับผู้เข้าร่วมได้อย่างรวดเร็วแม้ในขณะที่มีการประชุม
- สนับสนุนการจัดการปฏิสัมพันธ์ทุกรูปแบบ (ปัจจุบันแลกเปลี่ยนอภิปรายแก้ไขและระดมความคิด) แบบเรียลไทม์และเป็นธรรมชาติรวมทั้งความยืดหยุ่นในการวิเคราะห์ Whiteboard ในภายหลังเพื่อดูรายละเอียด
ทำให้ห้องประชุมดูดีและมีราคาแพง
ใช่รูปลักษณ์และความรู้สึกเป็นเรื่องสำคัญ
ยิ่งทำให้ห้องประชุมและห้องรอของคุณมีความน่าสนใจและมีส่วนร่วมกับลูกค้ายิ่งดีเท่าไรสำหรับแบรนด์ของคุณ
การเพิ่มโลโก้ บริษัท โดยใช้สีของแบรนด์และป้ายประกาศที่น่าสนใจสำหรับการประกาศสามารถทำให้ลูกค้าของคุณคิดว่าคุณได้ใช้การออกแบบที่กำหนดเองเพื่อให้การประชุมเป็นเรื่องพิเศษและจริงจัง
เป็นประสบการณ์แบรนด์ที่ลูกค้าของคุณจะเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไป
ที่อาจมีข้อเสนอแนะที่ดีอาจช่วยให้คุณปิดการจัดการที่สำคัญ
ด้วยชุดเทมเพลตแบรนด์คุณสามารถสร้างธีมการประชุมที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละแผนกหรือกลุ่มภายในและภายนอกองค์กรเพื่อรักษาเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ
เปิดใช้การแชร์เดสก์ท็อปและการควบคุมหน้าจอระยะไกล
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ชมคือการแบ่งปันการควบคุมระหว่างผู้เข้าร่วม
การควบคุมหน้าจอแบบรีโมตมอบความอิสระแก่เพื่อนพนักงานลูกค้าผู้เข้าชมและผู้เข้าชมในสิ่งที่พวกเขาต้องการจะนำเสนอโหมโรงและงานนำเสนอของตนเอง
ด้วยตัวเลือกการแบ่งปันเดสก์ท็อปทีมงานสามารถทำงานร่วมกับรายการสดเช่นวิดีโอสาธิตผลิตภัณฑ์ทบทวนเอกสารการนำเสนอ Power Point ขององค์กรแผนภูมิสเปรดชีตหรือโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ พวกเขาได้รับการควบคุมที่ดีขึ้นในแต่ละเซสชันรวมทั้งให้การอภิปรายสิ้นสุดลงสำหรับมุมมอง 360 องศา
สถานที่เขตเวลาจำนวนผู้เข้าร่วม ... ไม่มีอะไรสามารถเป็นอุปสรรคต่อการรับฟังข้อความของคุณจากคนอื่นและดำเนินการต่อ
เปิดใช้งานเซสชันการแชทส่วนตัวและแชท
การประชุมออนไลน์ควรจะเป็นไปตามธรรมชาติโต้ตอบและเป็นความลับตลอดเวลา
การสนทนาส่วนตัวระหว่างการประชุมเว็บที่กำลังดำเนินการอยู่ช่วยชี้แจงคำถามจำนวนมากซึ่งจะไม่ได้รับการแก้ไขเป็นอย่างอื่น
ในการประชุมกลุ่มเห็นได้ชัดว่าสมาชิกทุกคนไม่เข้าใจหัวข้อการอภิปรายแต่ละหัวข้อในจังหวะเดียวกัน หลายครั้งผู้เข้าร่วมประชุมจะถูกทิ้งไว้กับคำถามที่ไม่ต้องใส่ทำให้เกิดความสับสนและประเด็นสำคัญ
ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนและข้อความค้นหาสั้น ๆ อาจทำให้เกิดความไม่เห็นด้วยกับเป้าหมายทางธุรกิจทั่วไป ช่องว่างในการสื่อสารดังกล่าวต้องได้รับการตอบสนองอย่างรวดเร็วในระหว่างการประชุมหรือมิฉะนั้นก็เป็นเรื่องยากที่จะตกลงกันได้ และนั่นคือเป้าหมายสูงสุดของการประชุมกลุ่มใด ๆ
ตัวเลือกแชทส่วนตัวช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับความคิดเห็นและปฏิกิริยาในแบบเรียลไทม์ในวาระการประชุมหรือรายการกิจกรรมจากผู้เข้าร่วมประชุมรายอื่น ๆ โดยไม่รบกวนผู้อื่นในห้องประชุม ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจความคิดเห็นและการกระทำของแต่ละคนในแบบของคุณได้ดียิ่งขึ้น การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์นี้มีความสูงขึ้นมาก
การแชทแบบตัวต่อตัวแบบรวดเร็วทำให้บทสนทนาเป็นความลับเพื่อให้ปัญหาได้รับการแก้ไขเร็วและเงียบลงโดยไม่ขัดจังหวะเซสชันทั่วไป
ใช้การแปลภาษาเพื่อการสนทนาทั่วโลก
โอกาสทางธุรกิจคู่ค้าและเพื่อนสามารถมาจากส่วนใดส่วนหนึ่งของโลก ดังนั้นการสื่อสารทางธุรกิจระดับโลกอาจอยู่ในภาษาใดก็ได้
ดังนั้นการเลือกภาษาไม่ควรเป็นอุปสรรคในการประชุมทางออนไลน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเจ้าของภาษา
คุณจำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มการประชุมแบบออนไลน์ที่ช่วยให้สมาชิกสามารถเลือกภาษาต่างๆได้มากถึง 50 ที่ต้องการแปลทั้งหมดในแบบเรียลไทม์ วิธีนี้จะขจัดอุปสรรคในการสื่อสารและช่วยให้การสนทนามีการไหลเวียนของภาษาแม่
ในฐานะที่เป็นผู้จัดประชุมออนไลน์คุณจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนสามารถใช้การกำหนดภาษาได้โดยการคลิกเมาส์ปุ่ม "แปล" ง่ายๆ
การสนทนาผ่านแชทหลายภาษาสามารถเป็นประโยชน์สำหรับทีมการฝึกอบรมและการสนับสนุนลูกค้า ด้วยบริการแปลภาษาแบบทันทีทันใดลูกค้าสามารถถามคำถามสมัครปานกลางและทำอะไรได้มากขึ้นในระหว่างการสาธิตผลิตภัณฑ์ในภาษาพื้นเมือง นี่เป็นการเพิ่มโอกาสของคุณในการปิดข้อตกลงทางธุรกิจและรักษาลูกค้าที่มีความสุข
แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ของคุณควรทำงานโดยไม่คำนึงถึงที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ระบบปฏิบัติการและเขตเวลา
ถ้าแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่มีอยู่ของคุณยังไม่ได้รวมคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการค้นหาทางเลือก เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่ดีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นทีมของคุณ แต่สร้างความประทับใจให้แบรนด์ของคุณต่อผู้อื่น
ประชุมภาพผ่าน Shutterstock
